Brug af e-mail
E-mail er en god og rationel måde at skrive sammen på.
Gør man sig en smule umage, kan det næsten vær lige så godt som et gammeldags brev.
Det er også nogenlunde OK med e-mail fra smartPhone, desvære gør nogle af systmerne det lidt svært at besvare, især med ønsket grafisk frihed.
Vil gerne slå et slag for brug af e-mail til brug ved korrespondance med svagtseende og blinde
Ved brug af en god signatur kan man opnå helt gode og professioneller e-mail, der faktisk nem kan konkurrere med "rigtige" breve.
Synskomfort
I stedet for smart design
Det er vigtigere end du tror
- især med alderen
Lad os se på brugen af e-mail:
E-mail indeholder ofte mange ord skrevet i såkaldt omløbende tekst.
Hvis modtageren har en stor skærm, kan det give linielængde på op til 50 cm, hvilket gør budskabet meget langsom og svær at læse.
Det kan løses på et par måder:
0. E-mail til blinde
Tager vi først - det er lidt vigtigt - og en fortrinlig måde at kommulikere med. Nok efter samtale den bedste, på visse punkter endda bedre, gentagelse mulig
E-mailen oplæses ganske enkelt for modtageren. Der er nogle få "regler" der gør det lettere, se herunder:
  1. Skriv ganske almindelig, uden kunstfærdige narrestreger
  2. Gerne i en tabel, men kun 1 kolonne.
  3. Brug ikke forkortelser.
  4. Bruges link til hjemmeside, skal linkets navn står der, for eksempel cm1.dk og ikke se her
  5. Undgå stavefejl! Den digitale oplæser er ikke god til at gætte. Gør det dog ofte!
  6. Se mere om at skrive sammen med en blind eller en svagtseende.
1. Opret en Signatur i Outlook
En signatur kan indeholde oplysninger om afsenderen, så er man fri for at skrive dem hver gang.
Der kan indsættes billeder. (logo)
Opret en tabel til selve teksten.
Det simpleste er en tabel med 1 kolonne, men alle muligheder er til stede.
Tabelbredden vil sikkert automatisk til passe sig til A4, 18 cm er passende.

Hvis Signaturen skal være lidt avanceret, kan det være en god ide, at oprette den i Word, og kopiere til indsættelse i Outlook-signaturen.
2. Indsæt en tabel i den e-mail du plejer at sende.
Opret en tabel til selve teksten.
Det simpleste er en tabel med 1 kolonne, men alle muligheder er til stede.
Tabelbredden vil sikkert automatisk til passe sig til A4, 18 cm er passende.
Tabeller giver mange fordele
  • Brug flere rækker
  • Også kolonner hvis det er praktisk. Emner og temaer holdes let adskilt
  • Nemmere redigering af tekst
  • Bedre placering af billeder
  • E-mailen kan gøres indbydende og præsentabel
Spørgsmål og svar
Mærkeligt nok er næsten ingen, selv højtuddannede, parate til at gøre det daglige arbejde rationelt. Når et spørgsmål besvares, er det almindeligt, at hele spørgsmålet skrives igen i svaret! Det er spild af tid, og giver muulighed for fejl.
Herunder eksempel på en tabel i e-mail: Med mulig besvarelse
Emne Ved Besvar kan der skrives i kolonnen herunder
Er politikere kloge. Det er ikke til at svare på, man bliver hele tiden forstyrret af det de gør.
Har hunde lopper. Det kommer an på deres ejer.
Gøres der noget for at fortælle omverdenen om Ydby´s natur, historie, kirke. skole og Fritidscenter - og aktive foreninger. Ja!
Kan man få set et eksempel på e-mail Ja - bed om en e-mail
Regler ved udsendelse af e-mail
Udover almindelig god tone og skik, er det klogt at tænke sig om.
Sender man til en enkelt person, skulle der vel ikke være så meget at tænke over..... men e-mailen kunne jo blive videresendt!
Har man som firma eller forening cvr.nummer, skal man overholde Persondataloven af 2018
En e-mailadresse er ganske vist ikke en følsom oplysning, men man skal, og bør, have samtykke til visse anvendelser af den.
Dette samtykke tolkes at være være givet, når den bliver oplyst til brug ved formålet.
Udsendelse af nyhedsbreve og lignende:
Herunder al udsendelse til personer som, ikke, med sikkerhed, kender hinanden!
Her bør alle adresser anbringes i Bcc-feltet. (så ser modtageren kun sin egen adresse)
I Til-feltet kan der stå: Kære medlem! - Kære Kunde! - Kære Læser! Kære ....?!
Der skal oprettes en særlig afsenderadresse.Vejledning hvis behov opstår: e-mail

PS: Det nemmeste er at skrive sig selv i Til-feltet, men det ser ikke særlig professionelt ud!